Planilhas jurídicas e benefícios do controle de atividades na advocacia

Organização é a chave do sucesso para
muitos negócios, inclusive a advocacia. Contudo, nem sempre é fácil
realizá-la de forma adequada. É preciso, antes de tudo, pensar em como essa
organização será feita, de modo que otimize produção e administração. No caso
da advocacia, a principal dificuldade é que ninguém ensina aos advogados como
fazer a gestão do escritório de advocacia. Alguns
recorrem à implementação de um
software jurídico, por compreenderem os benefícios da tecnologia na
gestão para advogados, mas muitos ainda são adeptos das planilhas
jurídicas. E, de fato, elas funcionam em diversas situações, ainda
que demandem maiores cuidados de manutenção. E podem ser benéficas para
questões como gestão de prazos processuais, cadastro de clientes e controle de atividades.

No que se refere ao controle
de atividades, há diferentes estratégias que podem ser empregadas.
Por exemplo, pode-se optar por um kanban para organizar as atividades semanais.
No entanto, uma estrutura para registro das atividades e controle periódico
acaba sendo a opção de muitos escritórios. Afinal, é uma ótima forma de
verificar também o que a equipe do escritório produziu num intervalo de tempo,
acompanhando a sua produtividade. E desse modo, tomar decisões sobre o que pode
ser implementado nas estratégias do escritório de advocacia.

Por essa razão, aqui estão alguns
benefícios de ter uma planilha de controle de atividades para escritórios de
advocacia.

Gestão completa do escritório
de advocacia
 Nada melhor do que saber tudo o que
ocorre dentro do seu escritório e não ser pego de surpresa. Com uma planilha de
controle de atividades, então, é possível cadastrar as atividades realizadas
por cada membro de sua equipe, mas sem desorganizar a gestão. Para isso, também
se inserem importantes dados do processo como:

-descrição da atividade;

-cliente relacionado;

-tipo de atividade;

-status;

-categoria de trabalho.

Ainda que o objetivo da planilha seja
controlar as atividades dentro do escritório de advocacia, não se perde o
controle sobre os processos, um risco comum no uso de planilhas.

Apesar da organização, o uso de
planilhas requer uma atenção maior à sua alimentação que um software jurídico
por exemplo. Isso porque um software já faz a integração automáticas de dados.
Dessa forma, ao criar uma tarefa ou um compromisso, já se pode vincular a um
processo ou cliente, o que não acontece numa planilha.

Portanto, se o escritório possui uma
planilha apenas para o controle de prazos processuais, precisa estar atento a
esses diferentes documentos. Ainda assim, é uma ferramenta que supre algumas necessidades
de gestão na advocacia.

Atribuição de
responsabilidade
 Atribua responsabilidades também com
uma planilha de controle de atividades. Cadastrando os integrantes de sua
equipe, depois é possível atribuir em coluna própria aquele responsável por
determinada atividade. Assim, torna-se mais fácil fazer a divisão de tarefas dentro do escritório e
verificar o que cada integrante faz em um período de tempo.

Ainda que a atribuição de tarefas não
se iguale à de um software jurídica, pois este permite a delegação de tarefas e
notificação, é uma excelente saída para quem trabalha em equipe. Além disso,
pode-se contar com o uso de gráficos para comparação e controle não apenas do
que cada um produz, mas também do que é produzido dentro do escritório.

Melhore a rotina do seu time
Um dos maiores problemas de trabalho
contemporâneo é a sobrecarga dos profissionais. E a
síndrome de burn-out também está presente na advocacia. Quando se
deseja fazer tudo, muitas vezes, não se deixa um tempo para viver fora da
profissão. Ou mesmo é possível ter a sensação de que não há tempo hábil para o
que precisa ser feito, quando uma boa organização resolveria o problema. 

Com uma planilha de controle de
atividades, pode-se verificar o tempo dedicado às atividades e o que pode ser
otimizado.

Preencha a planilha conforme os
responsáveis, tenha gráficos de performance de sua equipe, saiba como e onde
investir em melhorias e ganhe tempo para se dedicar ao que importa para você e
sua equipe.

Para acessar a planilha gratuita,
acesse: https://materiais.sajadv.com.br/controle-atividades-juridicas

Fonte: https://www.sajadv.com.br/