Sinais de que o seu escritório deve abandonar as planilhas de gestão

Já falamos em alguns artigos por aqui sobre os benefícios e as vantagens de utilizar planilhas para gestão na advocacia. Isso porque, nós sabemos que estas são grandes aliadas dos escritórios, independentemente do tamanho.

Apesar disso, sabemos também que, chega um momento em que apenas utilizar planilhas jurídicas já não é a melhor opção para quem atua na advocacia. Especialmente quando o escritório começa a crescer, possuindo portanto, mais clientes, mais colaboradores, e claro, mais demanda.

Mas como os colaboradores e gestores do escritório sabem qual o momento ideal para abandonar as planilhas jurídicas e partir para uma nova ferramenta? É o que mostraremos a seguir.

5 sinais de que seu escritório deve abandonar as planilhas jurídicas

1 -  Dificuldade de trabalho com a equipe

Algumas das maiores dificuldades que escritórios de advocacia apresentam quando ainda utilizam planilhas jurídicas é o trabalho da equipe. Isso porque, as planilhas não permitem uma visão completa de alguns dados, como colaboradores sobrecarregados ou falhas na passagem de bastão de atividades.

2 – Falta de segurança de dados

Com o crescimento do escritório, consequentemente, o número de clientes e de colaboradores aumenta. Assim sendo, a gestão dos dados dos clientes precisa ser muito regrada e, não pode, de maneira alguma, ser perdida.

Ocorre que, quanto mais pessoas utilizam um mesmo documento ou planilha, as chances de uma informação ser excluida, ou de uma informação vazar se torna maior. Com uma planilha jurídica, não é possível, por exemplo, controlar, quais as pessoas do escritórios terão acesso às informações.

3 – Dificuldades de análise e tratamento de dados

Apesar da possibilidade das planilhas de visualização de relatórios, a visualização dos dados dessa não são necessariamente ideais. Quando se tem uma grande quantidade de dados, são necessários ferramentas que mostrem as informações com precisão, e de maneira mais ágil.

4 – Controle de clientes

Como já falei, quando o escritório cresce, o número de clientes aumenta. Utilizar planilhas jurídicas para essa quantidade de dados, além de não ser seguro, pode causar desorganização. Isso sem contar que, com uma planilha, a contagem dos honorários se limitará a um tempo estimado, pois esta não contabiliza o tempo gasto em atendimentos, por exemplo.

5 – Falta de acessibilidade

É fato que é possível acessar uma planilha de qualquer lugar, se está for armazenada na nuvem. Porém a usabilidade deste modo é muito prejudicada. No caso de não inseri-la em um drive, o acesso é ainda mais restrito, afinal, você precisaria de um computador.

O que fazer se identifiquei estes pontos em meu escritório?

Bom, a resposta é simples: contrate um sistema automatizado para gestão jurídica. Mesmo que o seu escritório tenha crescido e você não tenha interesse de crescer ainda mais, utilizar um software jurídico é ideal para aumentar a produtividade e reduzir o tempo de trabalho de seus colaboradores.

Se você tem interesse em expandir, reduzir o tempo gasto com certas atividades pode fazer com que seus colaboradores atendam cada vez mais clientes. Assim, você continua crescendo exponencialmente.

No entanto, se esse não é o seu desejo, o software não deixa de ter vantagens para você. Reduzir o tempo de trabalho dos seus colaboradores irá evitar que estes façam horas a mais. A consequencia disso é:

• Menos gasto com pagamento de horas extra
• Mais tempo que os colaboradores irão dedicar aos amigos, a família e ao lazer.
• Colaboradores mais felizes
• Resultados melhores
• Clientes mais felizes e fidelizados

Com todas essas vantagens, é difícil pensar que um sistema jurídico não é o ideal. Além de um software jurídico, você também pode contratar outros sistemas que contribuem com o aumento da produtividade e a otimização do tempo. Por exemplo, sistemas de gestão de clientes podem ser grandes aliados para deixar seus clientes ainda mais satifeitos.

Caso queira se aprofundar no assunto do artigo, te convido a conhecer o nosso blog. 

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